Att skydda våra kunders personuppgifter och personela integritet är ytterst viktigt för oss. I denna dataskyddspolicy ger vi information om VILPEs kundregister.

Dataskyddsbeskrivning

1. Personuppgiftsansvarig

VILPE Oy (0558172-1)
Handelsvägen 9, 65610 Korsholm
Försäljning och tekniskt stöd, tel. +358 20 123 3233

2. Kontaktperson i registerärenden

VILPE Oy
Försäljningsdirektör Ville Sarmesto
Handelsvägen 9, 65610 Korsholm
Tel. +358 40 482 7109
förnamn.efternamn(at)vilpe.com

3. Registrets namn

4. Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Vi använder personuppgifterna i kundregistret för att förvalta, sköta och upprätthålla kundrelationer, utveckla och skapa tjänster och kommunikation till kunder, överlämna information till en för ändamålet lämplig VILPE-medarbetare, fakturera tjänster, insamla och inkassera betalningar samt för riktade reklamåtgärder. Vi använder också kundrespons för att analysera marknadstrender, undersöka produkters användningsändamål och utveckla nya produkter.

Grunden för behandlingen av personuppgifter är:

– avtal eller fullgörande av avtal (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6.1 b)
– den personuppgiftsansvariges berättigade intresse (artikel 6.1 f)
– den registrerades samtycke (artikel 6.1 a)

Den personuppgiftsansvarige har genomfört ett intresseavvägningstest avseende det berättigade intresset. Samtycke används särskilt vid elektronisk direktmarknadsföring samt i samband med cookies och uppföljning av webbtjänster när lagen kräver det.

5. Registrets informationsinnehåll

I VILPE Oy:s företagsinformationssystems personregister är det möjligt att spara följande information:

Datum och tid för registreringen
Personens namn
Telefon
E-postadress
Kön
Avdelning i företaget
Titel
Ansvarsområde inom företaget
Födelsedatum
Textfält, specificerande information för skötsel av kundrelationen
Kontakthistorik
- Förbud eller godkännande av marknadsföring
- Öppna och klicka e-post
- Reaktioner (klick) på Call-to-action -uppmaningar

Vi kan spara följande uppgifter från besöken på VILPE.com-websidan:

•   Webbesökets datum och tidpunkt
•   IP-uppgifter
•   Ifyllda formulär
•   Godkännande/förbud av marknadsföring
•   Öppna och klickinformation av e-post
•   Reaktioner (klickdata) på Call-to-action -uppmaningar
•   Information som berör besök på webbsidan
•   Information som berör aktiviteter på webbsidan (datum, antal besök, trafikkanaler)

6. Personuppgifternas förvaringstid

Vi förvarar personuppgifterna så länge som kundrelationen är i kraft. Efter en avslutad kundrelation sparar vi personuppgifterna i högst tre år, från och med kundrelationens avslutningsdatum. Vi sparar potentiella kunders personuppgifter i vårt direktmarknadsföringsregister så länge som den registrerade personen innehar den befattning som är relevant för att marknadsföra produkten eller tjänsten. Den registrerade personen kan också förbjuda att uppgifterna används i direktmarknadsföring och då raderas personen från direktmarknadsföringsregistret. I de här fallen kan uppgiften om direktmarknadsföringsförbud sparas i direktmarknadsföringsregistret. Vi sparar personuppgifter längre än så, ifall tillämplig lagstiftning eller Företagets avtalsskyldigheter gentemot tredje parter kräver en längre förvaringstid.

7. Regelmässiga informationskällor

Vi samlar in personuppgifter i början av en bildad kundrelation, under kundrelationstiden och när vi vill bilda en ny affärsrelation med en potentiell kund. Uppgifter kan samlas in och kompletteras med personens samtycke (t.ex. genom att använda kakor), från befolkningsregistret och från en tredje parters register. Vi kan också samla in uppgifter genom olika sorters marknadsföringsåtgärder, till exempel i samband med evenemang.

8. Regelmässigt utlämnande av personuppgifter

Vi utlämnar uppgifterna till personuppgiftsansvariges koncernbolag för de användningsändamål som beskrivits i punkt 4 (Syftet med att samla in och hantera personuppgifter) i den här dataskyddsbeskrivningen, till personuppgiftsansvariges register för direktmarknadsföring och till andra eventuella personregister i den personuppgiftsansvariges koncern, emellertid alltid i enlighet med dataskyddslagstiftningen och dess begränsningar.

Utomstående tjänsteföretag hanterar också kontaktuppgifter. De här är:

Företag som erbjuder IT-tjänster
Företag som erbjuder logistiktjänster
Företag som erbjuder betalningstjänster
Företag som erbjuder marknadsföringstjänster

9. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter kan överföras utanför EU eller EES. I sådana fall följs de skyddsmekanismer som krävs enligt EU:s dataskyddslagstiftning, såsom standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen.

10. Principer för registerskydd

A. Manuella handlingar
Manuellt material förvaras i låsta utrymmen och/eller i låsta förvaringsmöbler på ett sådant sätt att endast de personer som utifrån sina arbetsuppgifter har behov av att behandla uppgifterna har tillgång till materialet.

B. Elektroniskt sparade uppgifter
Uppgifterna lagras i ett ändamålsenligt elektroniskt system. Åtkomsten till uppgifterna är begränsad genom användarrättigheter och rollbaserad åtkomst endast till de personer som utifrån sina arbetsuppgifter har behov av att behandla personuppgifter. Användningen av registret är skyddad med användar-ID och lösenord samt vid behov med multifaktorautentisering.
Den personuppgiftsansvariges personal som behandlar personuppgifter samt externa tjänsteleverantörer som agerar för den personuppgiftsansvariges räkning omfattas av tystnadsplikt. Uppgifternas konfidentialitet och integritet skyddas dessutom genom ändamålsenliga tekniska och organisatoriska åtgärder, såsom loggning, säkerhetskopiering och aktuella informationssäkerhetsuppdateringar av systemen.

11. Profilering

Personuppgiftsansvarige kan använda uppgifterna i profileringssyften. Profilering görs med hjälp av identifierare, med vilka data som genererats vid användning av tjänsten och som gäller den registrerade personen kan kombineras. Profilen kan sedan till exempel användas till olika jämförelser med andra profiler som skapats på ett liknande sätt. Vi använder profilering till att undersöka efterfrågan på produkter och tjänster samt undersöka kundbeteende. Profilering har inga rättsliga eller andra motsvarande betydande konsekvenser för den registrerade.

12. Den registrerades rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter och direktmarknadsföring

Den registrerade har rätt att motsätta sig profilering och andra behandlingsåtgärder gällande sina egna uppgifter, till den del grunden för behandling av uppgifter är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. Den registrerade kan framföra en begäran att de egna uppgifterna inte hanteras av personuppgiftsansvarige. Begäran ska framföras enligt den här dataskyddsbeskrivningens punkt 14 (Kontakter). Den registrerade ska specificera under vilka villkor, tillfällen eller syften som hen motsätter sig hantering av uppgifterna. Personuppgiftsansvarige kan välja att avslå begäran enligt lagmässigt fastställda grunder.

Den registrerade kan meddela den personuppgiftsansvarige om samtycke eller förbud av direktmarknadsföring eller profilering.

13. Den registrerades övriga rättigheter som berör behandling av personuppgifter

Rätt att få tillgång till uppgifter (kontrollrätt)

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter som berör hen som är sparade i personuppgiftsansvariges kundregister. I de här fallen ska den registrerade skicka en kontrollförfrågan enligt punkt 14 (Kontakter) i denna dataskyddsbeskrivning. Den personuppgiftsansvarige kan avslå kontrollrätten på juridiska grunder. Att använda kontrollrätten en gång om året är i normala fall avgiftsfritt.

Rätt att kräva korrigering, avlägsning eller begränsning av uppgiftshantering

Ifall den registrerade personen upptäcker felaktiga uppgifter, kan den registrerade yrka på att uppgifterna korrigeras, avlägsnas eller begränsas. Yrkandet ska göras enligt punkt 14 (Kontakter) i denna dataskyddsbeskrivning. Den registrerade har även rätt att begära att den personuppgiftsansvarige begränsar sin hantering av den registrerades personuppgifter, till exempel om den registrerade väntar på personuppgiftsansvariges svar på begäran beträffande rättelse eller avlägsnande av uppgifter.

Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

Den registrerade har rätt att få sina egna uppgifter i maskinläsbar form, för eget bruk eller för överföring till en annan personuppgiftsansvarig, i de fall den registrerade själv har förmedlat uppgifterna till kundregistret och dessa hanteras med den registrerades samtycke eller enligt uppdrag.

Rätt att överklaga till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att överklaga till behörig tillsynsmyndighet, ifall den personuppgiftsansvarige i sin verksamhet inte har följt tillämpliga dataskyddsbestämmelser.

Övriga rättigheter

Om personuppgifter hanteras i enlighet med den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att ta tillbaka sitt samtycke genom att meddela personuppgiftsansvarige om detta enligt punkt 14 (Kontakter) i den här dataskyddsbeskrivningen.

14. Kontakter

I alla frågor gällande behandling av personuppgifter och i situationer som gäller användandet av de egna rättigheterna ska den registrerade ta kontakt med personen som anges i punkt 2 (Kontaktperson i registerärenden). Personuppgiftsansvarige eller den i punkt 2 angivna personen kan vid behov be den registrerade specificera sin anhållan skriftligt och den registrerades identitet kan vid behov kontrolleras före eventuella åtgärder.

15. Ändringar i beskrivningen

Denna beskrivning uppdateras om behandlingssätten eller ändamålen för behandlingen av personuppgifter förändras. De registrerade uppmanas att regelbundet ta del av innehållet i beskrivningen.