Att skydda våra kunders personuppgifter och personela integritet är ytterst viktigt för oss. I denna dataskyddspolicy ger vi information om VILPEs kundregister.
Dataskyddsbeskrivning
1. Personuppgiftsansvarig
VILPE Oy (0558172-1)
Handelsvägen 9, 65610 Korsholm
Försäljning och tekniskt stöd, tel. +358 20 123 3233
2. Kontaktperson i registerärenden
VILPE Oy
VD Tuomas Saikkonen
Handelsvägen 9, 65610 Korsholm
Tel. +358 20 123 3284
tuomas.saikkonen(at)vilpe.com
3. Registrets namn
Register för VILPE Oy:s kunder och potentiella kunder.
4. Syftet med att samla in och hantera personuppgifter
Vi använder personuppgifterna i kundregistret för att förvalta, sköta och upprätthålla kundrelationer, utveckla och skapa tjänster och kommunikation till kunder, överlämna information till en för ändamålet lämplig VILPE-medarbetare, fakturera tjänster, insamla och inkassera betalningar samt för riktade reklamåtgärder. Vi använder också kundrespons för att analysera marknadstrender, undersöka produkters användningsändamål och utveckla nya produkter.
Grunden för hanteringen av personuppgifter är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.
5. Registrets informationsinnehåll
I VILPE Oy:s företagsinformationssystems personregister är det möjligt att spara följande information:
• Datum och tid för registreringen
• Personens namn
• Telefon
• E-postadress
• Kön
• Avdelning i företaget
• Titel
• Ansvarsområde inom företaget
• Födelsedatum
• Textfält, specificerande information för skötsel av kundrelationen
• Kontakthistorik
- Förbud eller godkännande av marknadsföring
- Öppna och klicka e-post
- Reaktioner (klick) på Call-to-action -uppmaningar
Vi kan spara följande uppgifter från besöken på VILPE.com-websidan:
• Webbesökets datum och tidpunkt
• IP-uppgifter
• Ifyllda formulär
• Godkännande/förbud av marknadsföring
• Öppna och klickinformation av e-post
• Reaktioner (klickdata) på Call-to-action -uppmaningar
• Information som berör besök på webbsidan
• Information som berör aktiviteter på webbsidan (datum, antal besök, trafikkanaler)
6. Personuppgifternas förvaringstid
Vi förvarar personuppgifterna så länge som kundrelationen är i kraft. Efter en avslutad kundrelation sparar vi personuppgifterna i högst tre år, från och med kundrelationens avslutningsdatum. Vi sparar potentiella kunders personuppgifter i vårt direktmarknadsföringsregister så länge som den registrerade personen innehar den befattning som är relevant för att marknadsföra produkten eller tjänsten. Den registrerade personen kan också förbjuda att uppgifterna används i direktmarknadsföring och då raderas personen från direktmarknadsföringsregistret. I de här fallen kan uppgiften om direktmarknadsföringsförbud sparas i direktmarknadsföringsregistret. Vi sparar personuppgifter längre än så, ifall tillämplig lagstiftning eller Företagets avtalsskyldigheter gentemot tredje parter kräver en längre förvaringstid.
7. Regelmässiga informationskällor
Vi samlar in personuppgifter i början av en bildad kundrelation, under kundrelationstiden och när vi vill bilda en ny affärsrelation med en potentiell kund. Uppgifter kan samlas in och kompletteras med personens samtycke (t.ex. genom att använda kakor), från befolkningsregistret och från en tredje parters register. Vi kan också samla in uppgifter genom olika sorters marknadsföringsåtgärder, till exempel i samband med evenemang.
På den här sidan använder vi Leadfeeders tjänster. Leadfeeder Tracker samlar in data via deras Amazon Web Services-infrastruktur. All data är krypterad vid både överföring och lagring. Vi samlar in data om alla som besöker vår webbsida. Det här innefattar vilka sidor man besöker, kanalen som besökaren kom via samt hur länge besökaren har varit på sidan.
Vi samlar in besökarnas IP-adresser för att identifiera företagsnamnet, kontaktuppgifter och besökarens geografiska position. Leadfeeder är integrerat till MailChimp, som i sin tur är integrerat till vårt CRM-system LIME. För de personer som finns i vårt CRM-system, visar Leadfeeder oss trafiken på hemsidan på individnivå. Vi lägger till personuppgifter till vårt CRM-system (namn och kontaktuppgifter) för personer som jobbar i vår bransch.
Leadfeeder berikar företagsdatat med uppgifter från allmänt tillgängliga datakällor. Partners är bland annat Hunter och Full Contact. Om man vill öka sin anonymitet på sidan, kan man anonymisera sin IP-adress. Det här gör man i Leadfeeder Trackings inställningar. Där kan man ta bort den sista delen av IP-adressen och göra den anonym.
Kakor: Leadfeeder Tracker lägger till en besökskaka. Kakans namn är _Ifa och den faller bort två år efter att den installerats. Kakan läggs till bara på webbsidans domän, Leadfeeder använder inte tredje partens kakor.
8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter
Vi utlämnar uppgifterna till personuppgiftsansvariges koncernbolag för de användningsändamål som beskrivits i punkt 4 (Syftet med att samla in och hantera personuppgifter) i den här dataskyddsbeskrivningen, till personuppgiftsansvariges register för direktmarknadsföring och till andra eventuella personregister i den personuppgiftsansvariges koncern, emellertid alltid i enlighet med dataskyddslagstiftningen och dess begränsningar.
Utomstående tjänsteföretag hanterar också kontaktuppgifter. De här är:
- Företag som erbjuder IT-tjänster
- Företag som erbjuder logistiktjänster
- Företag som erbjuder betalningstjänster
- Företag som erbjuder marknadsföringstjänster
9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES.
10. Principer för registerskydd
A. Manuella handlingar
Manuella handlingar förvaras i ett utrymme som endast bestämda personer har tillgång till.
B. Elektroniskt sparade uppgifter
Uppgifterna sparas i ett för ändamålet lämpligt elektroniskt system. Personuppgiftsansvariges personal och utomstående personer som verkar för personuppgiftsansvariges räkning, och som deltar i uppgifternas behandling, har tystnadsplikt beträffande alla kunduppgifter. Registret är skyddat med användarnamn, lösenord och användarrättigheter.
11. Profilering
Personuppgiftsansvarige kan använda uppgifterna i profileringssyften. Profilering görs med hjälp av identifierare, med vilka data som genererats vid användning av tjänsten och som gäller den registrerade personen kan kombineras. Profilen kan sedan till exempel användas till olika jämförelser med andra profiler som skapats på ett liknande sätt. Vi använder profilering till att undersöka efterfrågan på produkter och tjänster samt undersöka kundbeteende.
12. Den registrerades rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter och direktmarknadsföring
Den registrerade har rätt att motsätta sig profilering och andra behandlingsåtgärder gällande sina egna uppgifter, till den del grunden för behandling av uppgifter är kundrelationen mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade personen. Den registrerade kan framföra en begäran att de egna uppgifterna inte hanteras av personuppgiftsansvarige. Begäran ska framföras enligt den här dataskyddsbeskrivningens punkt 14 (Kontakter). Den registrerade ska specificera under vilka villkor, tillfällen eller syften som hen motsätter sig hantering av uppgifterna. Personuppgiftsansvarige kan välja att avslå begäran enligt lagmässigt fastställda grunder.
Den registrerade kan meddela den personuppgiftsansvarige om samtycke eller förbud av direktmarknadsföring eller profilering.
13. Den registrerades övriga rättigheter som berör behandling av personuppgifter
Rätt att få tillgång till uppgifter (kontrollrätt)
Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter som berör hen som är sparade i personuppgiftsansvariges kundregister. I de här fallen ska den registrerade skicka en kontrollförfrågan enligt punkt 14 (Kontakter) i denna dataskyddsbeskrivning. Den personuppgiftsansvarige kan avslå kontrollrätten på juridiska grunder. Att använda kontrollrätten en gång om året är i normala fall avgiftsfritt.
Rätt att kräva korrigering, avlägsning eller begränsning av uppgiftshantering
Ifall den registrerade personen upptäcker felaktiga uppgifter, kan den registrerade yrka på att uppgifterna korrigeras, avlägsnas eller begränsas. Yrkandet ska göras enligt punkt 14 (Kontakter) i denna dataskyddsbeskrivning. Den registrerade har även rätt att begära att den personuppgiftsansvarige begränsar sin hantering av den registrerades personuppgifter, till exempel om den registrerade väntar på personuppgiftsansvariges svar på begäran beträffande rättelse eller avlägsnande av uppgifter.
Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat
Den registrerade har rätt att få sina egna uppgifter i maskinläsbar form, för eget bruk eller för överföring till en annan personuppgiftsansvarig, i de fall den registrerade själv har förmedlat uppgifterna till kundregistret och dessa hanteras med den registrerades samtycke eller enligt uppdrag.
Rätt att överklaga till tillsynsmyndighet
Den registrerade har rätt att överklaga till behörig tillsynsmyndighet, ifall den personuppgiftsansvarige i sin verksamhet inte har följt tillämpliga dataskyddsbestämmelser.
Övriga rättigheter
Om personuppgifter hanteras i enlighet med den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att ta tillbaka sitt samtycke genom att meddela personuppgiftsansvarige om detta enligt punkt 14 (Kontakter) i den här dataskyddsbeskrivningen.
14. Kontakter
I alla frågor gällande behandling av personuppgifter och i situationer som gäller användandet av de egna rättigheterna ska den registrerade ta kontakt med personen som anges i punkt 2 (Kontaktperson i registerärenden). Personuppgiftsansvarige eller den i punkt 2 angivna personen kan vid behov be den registrerade specificera sin anhållan skriftligt och den registrerades identitet kan vid behov kontrolleras före eventuella åtgärder.