Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

VILPE Oy (0558172-1)
Kauppatie 9, 65610 Mustasaari
Myynti ja tekninen tuki p. 020 123 3233

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

VILPE Oy
Myyntijohtaja Ville Sarmesto
Kauppatie 9, 65610 Mustasaari
Puh. +358 40 482 7109
etunimi.sukunimi(at)vilpe.com

3. Rekisterin nimi

VILPE Oy:n asiakas- ja potentiaalisten asiakkaiden rekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitoon, asiakkaille suunnattujen palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen, asiakasviestintään, palveluiden laskuttamiseen, maksujen keräämiseen ja perimiseen, mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen sekä tietojen välittämiseen sopivalle VILPE-edustajalle. Lisäksi asiakkailta saatavaa palautetta hyödynnetään markkinatrendien analysointiin, tuotteiden käyttötarkoitusten selvittämiseen ja tuotekehitykseen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

– sopimus tai sopimuksen täytäntöönpano (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.b)

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (artikla 6.1.f)

– rekisteröidyn antama suostumus (artikla 6.1.a)

Rekisterinpitäjä on toteuttanut oikeutetun edun tasapainotestin. Suostumusta hyödynnetään erityisesti sähköisessä suoramarkkinoinnissa sekä evästeiden ja verkkopalvelun seurannan yhteydessä silloin, kun laki sitä edellyttää.

5. Rekisterin tietosisältö

VILPE Oy:n yritystietojärjestelmän henkilörekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja:

• Rekisteröinnin päivämäärä ja kellonaika
• Henkilön nimi
• Puhelin
• Sähköpostiosoite
• Sukupuoli
• Osasto
• Titteli
•  Vastuualue
• Syntymäpäivä
• Tekstikenttä, tarkentavaa tietoa asiakassuhteen hoitoa varten
• Yhteydenpitoloki
  • Markkinoinnin suostumukset / kiellot
  • Sähköpostien avaukset ja klikkaukset
  • Call-to-action -kehotteiden klikkaukset

VILPE.com-verkkosivuvierailuista henkilörekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja:

• Verkkosivuvierailun päivämäärä ja kellonaika
• IP-tunnistetiedot
• Täytetyt lomakkeet
• Markkinoinnin suostumukset / kiellot
• Sähköpostien avaukset ja klikkaukset
• Call-to-action -kehotteiden klikkaukset
• Verkkosivuston käyttöä koskevat tiedot
• Verkkosivuston käyttöä koskevat erilaiset aktiviteetit (päivämäärät, lukumäärät, liikennelähteet)

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kolmen vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy ja edellyttäen, että rekisteröity ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhtiön sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana. Tietoja voidaan kerätä ja täydentää henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten tapahtumien yhteydessä.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, rekisterinpitäjän suoramarkkinointirekisteriin ja mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän konsernin henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuu myös ulkopuolisia palveluntuottajia. Näitä ovat:

• IT-palveluiden tuottajat
• Logistiikkapalveluiden tuottajat
• Maksupalveluiden tuottajat
• Markkinointipalveluiden tuottajat

9. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin siirroissa noudatetaan EU:n tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojamekanismeja, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja/tai lukituissa säilytyskalusteissa siten, että aineistoon on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käsitellä tietoja.

B. Sähköisesti talletetut tiedot
Tiedot tallennetaan tarkoituksenmukaiseen sähköiseen järjestelmään. Pääsy tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin ja roolipohjaisesti vain niille henkilöille, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käsitellä henkilötietoja. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä tarvittaessa monivaiheisella tunnistautumisella.
Henkilötietoja käsittelevällä rekisterinpitäjän henkilöstöllä sekä rekisterinpitäjän lukuun toimivilla ulkopuolisilla palveluntuottajilla on vaitiolovelvollisuus. Tietojen luottamuksellisuutta ja eheyttä suojataan lisäksi tarkoituksenmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten lokituksella, varmuuskopioinnilla ja järjestelmien ajantasaisilla tietoturvapäivityksillä.

11. Profilointi

Rekisterinpitäjä voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan tunnisteella, jonka avulla palvelun käyttämisessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Näin luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä. Profiloinnilla ei ole rekisteröityyn kohdistuvia oikeudellisia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia tai profilointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

14. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

15. Muutokset selosteeseen

Tätä selostetta päivitetään, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan selosteen sisältöön säännöllisesti.