Sosiaalisen median tietosuojakäytäntö VILPE Oy:ssä

Tässä tekstissä esitetään VILPE Oy:n sosiaalisen median sivujen tietosuojakäytännöt. Näitä tietosuojakäytäntöjä noudatetaan, mikäli tykkäät tai seuraat VILPE Oy:n Facebook-, Instagram-, TikTok-, LinkedIn- tai YouTube-sivuja tai reagoit niiden sisältöön.  

1. Rekisterinpitäjä

VILPE Oy (0558172-1). Kauppatie 9, 65610 Mustasaari.  

2.Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa 

VILPE Oy 
Viestintävastaava Essi Poropudas 
Kauppatie 9, 65610 Mustasaari 
Puh. keskus 020 123 3200 
some@vilpe.com 

3. Henkilötietojen käsittelijä 

Henkilötietojen käsittelijänä toimivat VILPE sekä kyseiset sosiaalisen median sivustot. Sosiaalisen median sivustojen tietosuojaperiaatteet esitetään linkeissä:

Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok ja YouTube ovat palveluunsa liittyvän tietosuoja-asetuksen mukaisen tietoturvan ja rekisteröidyn oikeuksien toteutumisen osalta pääasiallinen vastuunkantaja. VILPEllä ei ole vaikutusvaltaa siihen, miten kyseiset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja. Voit hallinnoida kyseisen palvelun tietosuoja-asetuksia itse palvelussa.  

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on esitetty kyseisten palveluntarjoajien tiedoissa:

VILPEllä rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitoon, asiakkaille suunnattujen palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen, asiakkaille suunnattuun viestintään, palveluiden laskuttamiseen, maksujen keräämiseen ja perimiseen, mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen, tietojen välittämiseen sopivalle VILPE-edustajalle. Lisäksi asiakkailta saatavaa palautetta hyödynnetään markkinatrendien analysointiin, tuotteiden käyttötarkoitusten selvittämiseen ja tuotekehitykseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste 

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. 

6. Henkilötietojen käsittelyn tietolähteet ja käsiteltävät tiedot 

VILPE saa Facebookilta, Instagramilta, LinkedIniltä, TikTokilta ja YouTubelta rekisteröidyn nimen tai käyttäjänimen; julkisen profiilikuvan; muut rekisteröidyn sovelluksessa julkiseksi määrittelemät tiedot; rekisteröidyn itsensä kommenteissa ja pikaviestipalvelussa tallentamansa tiedot. Tietoja kerätään, vaikka käyttäjä ei olisi rekisteröitynyt palveluun tai kirjautuneena tililleen.

Mikäli henkilö täyttää yhteystietolomakkeen sosiaalisen median palvelussa, VILPEn rekisteriin tallennetaan kyseiset tiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköposti sekä rekisteröinnin päivämäärä, vaihe ja lähde. Näitä tietoja voidaan tarvittaessa täydentää seuraavilla kohdilla:

  • Sukupuoli
  • Osasto
  • Titteli
  • Vastuualue
  • Syntymäpäivä
  • Tekstikenttä, tarkentavaa tietoa asiakassuhteen hoitoa varten
  • Yhteydenpitoloki

Markkinoinnin suostumukset / kiellot
Call-to-action -kehotteiden klikkaukset
Sähköpostien avaukset ja klikkaukset

7. Henkilötietojen säilytysaika 

Sosiaalisen median palveluntarjoaja säilyttää henkilötietoja niin kauan, kunnes niitä ei enää tarvita tai kunnes henkilö poistaa tilinsä. VILPE näkee tietoja niin kauan, kunnes rekisteröity poistaa tykkäämisensä tai lopettaa seuraamasta VILPEn Facebook-, Instagram-, YouTube-,, TikTok tai LinkedIn-tiliä. 

VILPEllä potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy ja edellyttäen, että rekisteröity ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhtiön sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

8. Tietojen luovutukset 

VILPEllä tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, rekisterinpitäjän suoramarkkinointirekisteriin ja mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän konsernin henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuu myös ulkopuolisia palveluntuottajia. Näitä ovat:

IT-palveluiden tuottajat
Logistiikkapalveluiden tuottajat
Maksupalveluiden tuottajat
Markkinointipalveluiden tuottajat

VILPE ei voi vaikuttaa siihen, miten sosiaalisen median palveluntarjoajat luovuttavat tietojaan.

9. Tietojen siirto EU:N tai ETA:N ulkopuolelle 

VILPE ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Sosiaalisen median palveluntarjoajat sen sijaan jakavat tietoja maailmanlaajuisesti.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

A. Manuaalinen aineisto 

Rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja manuaaliseen muotoon. 

B. Sähköisesti talletetut tiedot 

Tietojen käsittelyyn osallistuvalla rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin rekisterin henkilötietoihin. VILPEn Facebook, Instagram-, YouTube- ja LinkedIn-sivujen admin-oikeudet tai käyttäjätunnukset on luovutettu vain palvelun vastuuhenkilöiden käyttöön.  

11. Profilointi 

Rekisterinpitäjä voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan tunnisteella, jonka avulla palvelun käyttämisessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Näin luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. 

Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä. 

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi myös halutessaan piilottaa VILPEn esittämät mainokset.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet 

OIKEUS SAADA PÄÄSY TIETOIHIN (TARKASTUSOIKEUS) 

Rekisteröity voi tarkistaa sosiaalisen median palveluntarjoajan tiedoista, mitä häntä koskevia tietoja kyseisen sosiaalisen palveluntarjoajan asiakasrekisteriin on tallennettu.

VILPEn rekistereistä rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA, POISTAMISTA TAI KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA 

Rekisteröity voi virheen havaittuaan itse korjata, poistaa tai rajoittaa tietoja sosiaalisen median palveluntarjoajan antamien mahdollisuuksien mukaan. Rekisteröity voi olla myös yhteydessä sosiaalisen median palveluntarjoajaan tietojen korjauksesta, poistamisesta tai rajoittamisesta.

VILPEn rekistereihin liittyen rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN 

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut sosiaalisen median palveluun tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle. Näiden tietojen antamisesta rekisteröidylle vastaa kyseinen sosiaalisen median palvelu. VILPE ei siirrä rekisteröidyn tietoja sosiaalisesta median palvelusta omiin asiakasrekistereihinsä.

Siltä osin, kun rekisteröidystä on VILPEn asiakasrekisterissä tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

MUUT OIKEUDET 

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa lopettamalla kyseisen sosiaalisen median palvelun käyttö. VILPE ei pysty vaikuttamaan siihen, miten sosiaalisen median palvelu käyttää henkilötietoja.

14. Yhteydenotot 

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä sosiaalisen median palveluntarjoajaan, jonka yhteystiedot on esitetty palveluntarjoajan kotisivuilla.

Mikäli rekisteröidyllä on kysymyksiä VILPEn tavasta käsitellä sosiaalisen median palvelun henkilötietoja, hänen tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.