Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
VILPE Oy (0558172-1)
Kauppatie 9, 65610 Mustasaari
Myynti ja tekninen tuki p. 020 123 3233
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
VILPE Oy
Myyntijohtaja Tuomas Saikkonen
Kauppatie 9, 65610 Mustasaari
Puh. 020 123 3284
etunimi.sukunimi(at)vilpe.com
3. Rekisterin nimi
VILPE Oy:n asiakasrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitoon, asiakkaille suunnattujen palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen, asiakkaille suunnattuun viestintään, palveluiden laskuttamiseen, maksujen keräämiseen ja perimiseen, mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen. Lisäksi asiakkailta saatavaa palautetta hyödynnetään markkinatrendien analysointiin, tuotteiden käyttötarkoitusten selvittämiseen ja tuotekehitykseen.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
5. Rekisterin tietosisältö
VILPE Oy:n yritystietojärjestelmän henkilörekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja:
• Rekisteröinnin päivämäärä ja kellonaika
• Henkilön nimi
• Puhelin
• Sähköpostiosoite
• Sukupuoli
• Osasto
• Titteli
• Vastuualue
• Syntymäpäivä
• Tekstikenttä, tarkentavaa tietoa asiakassuhteen hoitoa varten
• Yhteydenpitoloki
6. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kolmen vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy ja edellyttäen, että rekisteröity ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhtiön sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana. Tietoja voidaan kerätä ja täydentää henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten tapahtumien yhteydessä.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, rekisterinpitäjän suoramarkkinointirekisteriin ja mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän konsernin henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Säilytetään tilassa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsy.
B. Sähköisesti talletetut tiedot
Tietojen käsittelyyn osallistuvalla rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
11. Profilointi
Rekisterinpitäjä voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan tunnisteella, jonka avulla palvelun käyttämisessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Näin luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.
Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.
12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia tai profilointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle..
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
14. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
